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四步管理策略

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步骤1:BOM清理/元器件整理

从一张白纸开始做合规管理计划,对于所有的人来说都是有意义的。但是,此事经常被忽视。来自ERP/PLM系统的糟糕数据可能将不必要的负担带入合规管理过程。备件编码和不一致的制造商名称等问题也会导致数据收集阶段所需的时间和资源增多。有时候这些问题还可能导致差错。

投资于内部资源来整理元器件数据是解决该问题的一个方法。但是,在某些情况下,这种选择不太现实。中小型企业经常不具备现成的资源用于这种比较耗时的工作。即使是大型制造商,在希望快速传递数据的时候也可能遇到资源不足的问题。这时,厂商可以考虑与外部数据服务提供商合作的方式。由于具有专门的技术经验,这些服务提供商通常能够比动用内部资源更短的时间来整理杂乱的数据。 
步骤2:收集通用元器件的数据

在清理完元器件的数据之后,就可以开始数据收集工作了。虽然有些厂商可能会立刻奔向供应商或分销商,要求他们帮助收集数据,但更重要的是,你需要意识到所寻找的许多数据可能网上都有。越来越多的元器件制造商开始在企业上公布相关信息,不仅有RoHS状态信息,而且有全面的材料构成信息。利用这些渠道来获得关于通用元器件的合规信息将极大地促进你们的数据收集工作。

在实践中出现的许多障碍多数源于由谁来承担数据收集的任务。在有些情况下,数据收集任务被派给了采购团队,因为他们zui熟悉公司现有的供应商或分销商。不幸的是,采购部门通常缺乏相关的知识或专门技术,无法正确鉴别其正在寻求的信息。例如,采购部门通常利用制造商给出的元器件型号来寻找材料构成数据,但是,许多元器件只是根据封装类型列出了其材料成分信息,而没有相关的元器件编号,像这样的情形可能严重阻碍数据收集工作。有些厂商也利用工程师资源来完成数据的收集工作,尽管这样做不会再遇到缺乏相关知识的问题,但这种方式会明显地增加产品开发的成本。

利用RoHS数据库解决方案可以解决这些问题,并具有额外的优点。数据库解决方案的两个关键好处是,它可以迅速提供结果,而且用户不必操心维护的问题。这些系统不仅允许用户即时下载材料成分数据,而且当产品合规状态出现变化、元器件出现过时等情况下能自动更新。选择使用内部资源,还是利用数据库解决方案,应该根据透彻的成本分析结果来决定 。

步骤3:从供应商处收集数据 

仅凭网络来源不能完全完成所有的数据收集工作。对于定制元器件和某些通用元器件,合规数据仍需向供应商索取。在整个合规管理周期中,这个单独的环节确实有可能导致全部工作停下来。收集的数据需要流经供应链中的多个层面,通讯滞后的现象可能非常突出。即使收集到了供应商的文档,有时稍加检查就能发现是无效的或是不完整的。供应商提交的数据可能缺乏所需的信息,例如遗漏欧盟RoHS禁用的六种物质中的一种或几种,或者供应商可能仅提供合规证明,其它什么信息都没有。

建立一个供应商门户是使厂商与供应商之间的沟通实现自动化的有效方法。具有ERP系统的厂商,可以对这些系统进行定制,用于合规文档的交换与控制。较小规模的企业可以考虑采用第三方门户的解决方案,这些方案不但可以集中存储文档,而且也可以管理全部电子邮件通讯。利用内置的文档审批流程,这些解决方案将一直追踪文档状态,并允许在不同的内部团队进行协作审批。

步骤4:合规确认与声明

完成数据收集以后,接下来要做的是进行合规确认,这是合规管理的zui终目标。虽然小型企业也许能够利用数据表程序来管理合规评估,但这对于拥有大量数据的公司来说非常不现实。大型制造商的选择可能是对现有的PLM软件进行定制,但是由于PLM系统已经装满了产品设计和采购等相关信息,增加新的物质组成信息可能会严重影响系统性能。此外,由于合规监管在不断变化,厂商在对PLM定制之前,应该评估用于未来维护的IT资源情况。

可以代替PLM定制的一个方案是选择适当的合规管理软件解决方案。附表列举了合规管理软件相对于PLM解决方案的具体优势。

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